サラサラいこうね。

― ストレス社会をサラサラ乗り切れ! ―

国際学会の発表で海外に行くには?申し込みからの大まかな流れ


仕事で海外に行く?

海外に行くのは観光だけではなく、業務や学会など、仕事上で行くことも多いだろう。

このうち、業務としていく場合には、そのような業界に携わっていなければ、なかなか機会が得られないし、そういう業界に置かれている方は会社の同僚に聞いた方が早い。

 

ここでは海外の学会で発表するまでの流れをざっと示してみます。

示してみるとか偉そうに書いているけれど、ただの体験談です。

 

敷居が高そうだけれど、これなら学生でも結構チャンスはあるし、様々な研究職やエンジニアなどでも機会があるのではないでしょうか。

※資金調達という壁は各々クリアしてね。

 

正攻法ではオープンの学会に論文提出することになるが、

大学等の学術機関や研究等で親交のある先生がいる場合は、

その先生からの紹介などもあるだろう。(これも正攻法ですけどね)

 

したがって、学会参加のルートはさまざまである。

ここでは落ちる場合も多いけれど、一般参加の正攻法の申し込みからの話。

学会によって、流れはいろいろですが、基本的なところは同じでしょう。

 

学会発表までの一般的な流れ

→アブストラクト(概要いわゆるアブ)提出

→一次審査(合否通知)

→フルペーパー(本稿)提出

→二次審査

→OKならば招待状(Invitation Letter)をいただける。

という流れ、もちろんアブの審査からいきなり招待状という場合もある。

 

何はなくともアブストラクトの提出

したがって、申し込む場合は、まずはアブストラクトを提出することとなる。
形式は学会によって様々だ。
3枚ぐらいのペーパーを起こす必要がある場合、300words程度(もっと少ない場合もある)のセンテンスで済む場合等である。

ちなみにこの段階で、

  • 口頭発表 oral session
  • ポスター発表 poster session

に分かれているのであれば、希望も伝える。

念のため付記すると、壇上で発表するオーラルセッションよりも、ポスターセッションの方が楽だと思ってしまうが、ポスターセッションは時間の拘束が長いばかりではなく、より深い英語力が必要になるケースも多いです。

ここは度胸だめし。

緊張するけれど登壇して口頭発表の方がいいかなと思います。

この辺りは、日本の学会とは若干、位置付けが異なると思っていいと思います。

ただし、ポスターセッションで応募したにもかかわらず、やたらトイレが近くて長い方もいるようですが。。(意味わかりますよね?)


アブの提出の話に戻しますが、wordsでかかれている場合は、(あえて書くまでのことでもないが)日本語で言うところの文字数ではなく語数である。ゆえにそこそこの量はあるので注意。向こうの事務局での語数チェックはだいたいアバウトのようであるが、念のため指定words 内に収めた方がいい。Microsoft Word 等の文書作成ソフトで機械的に語数のチェックはしているようです。
ちなみに少ない場合は問題はないようですが、余らせてももったいないのでせっかくだから書けるだけ書きましょう。

図表については仕様が指定がされるはずなので、それに従うこと。
また、アブの提出にはHP等にフォームが用意されていて、そこにアップロードする場合などもあります。

結果を持つ

指定の締め切りまでにアブストラクトが提出できたら、あとは待つのであるが、ここで注意事項がひとつ。
いつまでに結果を通知すると書いてあるが、日本人と比べて海外の学会は割りとアバウト。期限内に通知が来なかったら忘れている場合もあるので催促しよう。催促には、時差もあるし、向こうの都合もある。さらに電話は聞き取りづらいこともあり(そっちも堪能なら別ですが。。)メールが無難。

届く通知letter は日本のしきたりでは考えられないぐらいシンプル。
文頭のDear と文末のlegardsやsincerely くらい。日本のメールのように、「お世話になります」や「時節柄」等はなく、用件だけだったりするので、拍子抜けする。

通過したら、いよいよ本論文であるフルペーパー提出だ。
枚数を指定するケースはほとんどないけれど、一応確認しておく方がよい。偶数にしてくださいなどと編集の体裁上のお願いをされる場合もある。それと、当然だけれど出典も。

なお、謝辞は盛っていいかもしれない。外国の方は自分の妻とかも恥ずかしげもなく当然のように平気で書いている
それと、論文の英語については専門の人にチェックしてもらうことを絶対にオススメします。開き直って、「ノンネイティブですから。。」という理由が通るかはわかりませんが、口頭での発表と違い、紙に残るものなので、文章はちゃんとしていた方が間違いなくいいです。
このフルペーパーが採用されれば、やっと招待状が届きます。
なお、こちらも発表通知日はしっかりとチェック。

催促しないと急いで送ってこない場合もあるようですが、これがないと、企業や学校で手続きが進められないので早いうちにもらったほうが無難。後々述べますが、事前計画はすごく時間がかかりますし、飛行機の料金が1週間単位で3割くらい変動することもあります。
紙の封書がエアメールで届く場合もありますが、メールでサイン入りのpdfがEメールで届くなど様式は様々です。日程が決まれば急ぎになる場合がほとんどなので、迅速に届く後者の方が、有りがたいですよね。

当ブログの記事および写真等の無断転用はお控えください。